許多人都有重覆解決同一個問題的經驗，這代表了沒有找到問題的根源。面對問題時，人們傾向直接下結論，只針對一個可能的原因發展行動，卻忽略了其他可能更重要的原因。
造成問題的原因有很多，可稱之為「潛在原因」。面對問題時，必須先盡量將問題發生的所有可能原因先找出來。宏碁基金會標竿學院新代理的持續改善課程，引進以下多種工具及方法，可以協助企業發掘潛在的經營原因：
●腦力激盪（Brainstorming） 【目的】在問題分析階段，腦力激盪的方法可以快速找到潛在原因與想法。
●5-WHYs 【目的】接連著問五次「為什麼？」可以協助我們尋找問題的真正原因時，更為聚焦且深入，並有助於釐清問題的根源。
●魚骨圖（Cause and Effect Diagram） 【目的】要因分析圖主要是將潛在的問題原因完整呈現，並表現潛在原因之間的關連性。
面對問題時，經驗法則可以協助我們找到問題發生的可能方向。但經驗法則提供的往往只是一種想法、假說或理論。它可能是對的，但也可能是錯的。
當我們面臨重要的議題時，為避免主觀的認定，設法尋求更多的證據以支持我們的行動。資料分析潛在原因中有的是近因，針對近因所採行的解決方案，往往都只是治標不治本，也是相同問題一再發生的原因。為了要確定造成問題的根本原因，可以藉助蒐集資料，並分析資料作進一步的確認。
資料蒐集後，可以依據資料的特性繪製成各種圖表（如散佈圖、直方圖、趨勢圖、柏拉圖等等），依據資料在圖表中的形態，協助我們辨識問題的樣貌特徵。
有時，我們也可以利用資料分層（Stratification），將資料依其主要的特徵，區分成不同的群組 (Strata)，目的是發現不同群體間的差異，以協助解釋問題發生的方向，並進一步縮小問題發生的範圍。
利用蒐集得來的資料，再運用統計上的假設檢定以及迴歸等方法，確認這些可能原因與問題發生間的關係，得到進一步的證據，支持我們的想法。
問題之所以產生，代表了流程中的某個步驟的產出不如預期，從流程的角度出發，可以順著流程的步驟，追溯問題發生點，進一步鎖定造成問題的範圍。流程檢視的路徑，還有以下二個重要的方向：
一、流程步驟是否能增加價值 所謂增加價值，代表的是顧客願意為了這個流程的產出結果多付錢或是增加等待時間。依這個標準來分類，我們可以將流程步驟區分為：
●能增加價值的步驟，這些流程步驟能增加生產流程最終產出的價值。這些步驟仍必須符合「第一次，且唯一一次」的特徵。舉凡修理、重做、取代等等步驟都屬於改正先前的錯誤，無法增加產品或服務的價值。
●無法增加價值的步驟，這些流程步驟的無法增加產品價值。多數的組織仍存在著許多無法加值的步驟，例如：審查、準備、安裝、內部移動等。
二、流程耗費的時間 時間是流程效率的重要衡量指標。一旦減少流程中無法增加價值的步驟，在流程產出質量即可確保，並可透過分析流程中所耗費的時間，將流程的時間盡量縮短，進一步提高流程的效率。
不論是資料分析或檢視流程，對於找出問題的根源都很有幫助，在問題分析的階段，可以同時進行，以避免忽略重要的可能原因，造成分析上的疏漏。流程的精實與正確，影響工作的完美，透過持續的改善，找出問題的根源，在資源的整合上，可以更具彈性。
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